Hogyan lehet 8 lépésben megvalósítani a távauditot úgy, hogy rendkívüli helyzetekben is gördülékenyen menjen az ellenőrzés?
Az időszakos ellenőrzések minden cég életében elmaradhatatlanul sorra kerülnek. Az előírt auditok esedékességét akkor is jelzi a naptár, ha a világban éppen rendkívüli helyzet áll elő, legyen szó belső auditról, tanúsító általi felügyeleti auditról, vagy egy könyvvizsgálatról. A Covid-járványt kísérő bezárások idején sok vezető tette fel a kérdést: Hogyan oldjuk meg most? A járványhelyzet minket, tanácsadókat is a mélyvízbe dobott, de ez a nehezített pálya egyúttal ösztönzött is minket a hatékony megoldásra – így született meg a távaudit ötlete.
Sosem tudhatjuk, hogy a folyamatosan változó világunkban mikor kell újra a már bevált módszerekhez visszanyúlni. Ezért összegyűjtöttük a legfontosabb tapasztalatokat és lépéseket.
1. Alapos tervezés
A távaudit tulajdonképpen egy videokonferencia a hagyományos audit minden szereplőjével. Amit jó, ha a résztvevők tudnak, hogy az online verzió kizárja az üresjáratokat. Ezért minden pontot, tételt, éskérdést meg kell tervezni előre. Atávaudit módszertanához hozzátartozik az is, hogy az auditor egyes dokumentumokat előzetesen bekérhet, így lesz idő ezeket átnézni az audit napjáig. További lehetőség, hogy egy olyan platformot hozunk létre, amelyen valamennyi érintett megtekintheti a szükséges iratokat.
2. Szigorú napirend
A távaudit működésének alapja, hogy az időtervet mindenkinek be kell tartani. A monitort nézve várakozni sokkal előbb válik kellemetlenné, mint amikor az irodában ülünk. Mindenkinek be kell kapcsolódni az előre kiadott időpontokban. A nap végén a túlcsúszás is sok kellemetlenséget okozhat.
Fontos, ha más országból is hívtunk résztvevőt, a napirendnél figyeljünk az esetleges időeltolódásra!
3. Szünetek
Az online felületen felértékelődnek a szünetek is, hiszen így sokkal nehezebb hosszan koncentrálni. Érdemes óránként beiktatni 10 perc pihenőt, egésznapos auditnál pedig ebédidőt is. Ilyenkor újra kérjünk meg mindenkit, hogy időben kapcsolódjon vissza.
A virtuális térben különösen embert próbáló egy teljes „napi műszak”, ezért érdemes megfontolni az audit felosztását. A távaudit definíciója lehetővé teszi, hogy több részletben folytassuk azt le, akár nagyobb témakörök szerint megbontva a programot, így kevésbé válik megterhelővé a résztvevők számára is.
4. Legyen minden kéznél!
Személyes auditnál belefér egy kis várakozás a bekért dokumentumokra, információkra, itt viszont nem tudunk átsétálni egy másik helyiségbe, hogy elkérjük egy mappát. Ezért amire szükség lesz, azt kérjük be előre, illetve készítsük elő, hogy minden kéznél legyen, amikor arra kerül a sor.
A dokumentumok közös ellenőrzéséhez jó megoldás, ha képernyőmegosztással teszik elérhetővé azt az auditor számára. Fontos megjegyezni ezen a ponton, hogy az auditor is élhet a Print Screen, azaz a képernyőn látható információk mentésének lehetőségével. Amit megmutattunk, az audit bizonyítékként használható. Természetesen bízunk abban, hogy a bemutatott anyagok amúgy is megfelelnek az előírásnak.
5. Fő a bizalom!
Az auditokon olyan területek működéséről is beszélhetünk, mint például az üzemek, gyártósorok, raktárak. A távaudit szakirodalmában találunk ajánlást a helyszínrajz alapján végzett virtuális bejárásra. A tapasztalatok azonban azt mutatják, hogy az online ellenőrzés ezekben a helyiségekben a zaj, a technikai és egyéb nehézségek miatt kivitelezhetetlen. A távaudit protokollja alapján ilyen esetekben azt kell alapul venni, amiről a cég szóban beszámol. Itt kerül előtérbe a bizalom!
Tegyük hozzá azt is, hogy az elmondott és gyakorlatban is megfelelő működésnek nem az auditor kedvéért kell rendben lennie. Természetesen egyszerűbb a helyzet, és könnyebb úgy beszélni valamiről, ha az adott vállalkozásnál korábban már jártak a résztvevők vagy bizonyító erejű fotódokumentáció, videófelvétel áll rendelkezésre. Például egy IBIR auditon a fizikai környezet biztonsági pontjának vizsgálata teljesen más megvilágításba kerül olyankor, amikor mindenki home officeban dolgozik. A távaudit szabályai szerint a beszámolók alapján most elfogadott tételek a veszélyhelyzet elmúltával, utólag is ellenőrizhetők, immár személyesen.
6. Több jegyzet és utómunka
Az online megoldás velejárója a több utómunka is, hiszen könnyebb csekklistákat pipálni és jegyzetelni a helyszínen. Ha több auditor vesz részt az ellenőrzésen, megoszthatják a témákat, így amíg valamelyikük az auditált cég képviselőivel beszél, a többiek dolgozhatnak a saját jegyzőkönyvük pontjain – ez felgyorsíthatja a folyamatot. A távauditnál ezzel együtt hosszadalmasabb a dokumentáció és részletesebb jegyzőkönyv készül – de az alapos adminisztrációval végső soronmindenki jobban jár.
7. Figyelemelterelés kizárva
Az online auditjaink gyakorlati tapasztalata, hogy valóban folyamatosan kell figyelni. Ha valaki csak egy kicsit a telefonjába mélyed, elolvas egy emailt, teljesen elveszítheti a fonalat. Ezért is hasznos a gyakori szünet, mert ilyenkor mindenki átfuthatja a beérkezett üzeneteit.
8. Főpróba
A végére pedig a legfőbb jótanács:Minden tervezés és előkészület akkor működik megfelelően, ha az online „adást” előzetesen valamennyi szereplővel kipróbáljuk. Ne hagyjuk kárba veszni a belefektetett energiát egy hang nélküli bejelentkezéssel, szakadozó kapcsolattal! Mindenkinek drága az ideje, az előzetes munkája, és ha mindent bebiztosítottunk, egy újabb sikeres audittal működhett tovább a vállalkozás.
