A vállalkozások életében újra és újra elérkezik az idő a szintugráshoz. Akár a tevékenységi kör, akár a létszám bővül, mindig szükség van rá, hogy megálljunk egy kicsit, ránézzünk arra, hol tartunk és elvégezzük a szükséges tereprendezést az újabb lugrás előtt.
Hogyan segítette a Compact Decor Kft.-t a folyamatok újraszervezése és a projektmenedzsment fejlesztése a sikeres növekedésben?
Kiinduló állapot
A vállalat növekedése mindig kihívást jelent, különösen, ha új folyamatok és rendszerek bevezetésére van szükség. A Compact Decor Kft. esetében is így volt, amikor a cég hirtelen bővülése és az új munkatársak érkezése új kihívásokat hozott magával. Az információáramlás akadozott és a folyamatok nyomon követése nehézkessé vált.
Megoldás
A p2m támogatásával a Compact Decor Kft. gördülékenyen tudta kezelni a növekedésből adódó kihívásokat az alábbi lépések révén:
1. Pillanatkép és látlelet
A közös munka első fázisában belső interjúkat készítettünk a munkatársakkal az általuk végzett feladatokról.
Követve a belső működés útvonalait, modelleztük a folyamatokat, felrajzoltuk a szervezeti ábrát, és elkészítettük az aktualizált munkaköri leírásokat is.
Részletesen áttekintettük a folyamatokat, és azonosítottuk a szükséges fejlesztéseket.
2. Projektmenedzsment
Azonosítottuk, hogy bár a szervezet projektalapon működik, a kulcsfolyamataik fejlesztést igényelnek.
Egynapos, szervezetre szabott projektmenedzsment tréninget tartottunk a csapat számára, majd közösen dolgoztunk a saját projektmenedzsment rendszerük felépítésén.
Készítettünk egy mátrixot, amelyben nyomon követhető, hogy mi történik a vevői igény bejövetelétől a rendezvény végéig.
3. Új módszertanok és rendszerek bevezetése
Projekttervezést támogató sablonokat, emlékeztető mintákat, logisztikai táblát és új ajánlati sablont készítettünk.
Ütemeztük és rendszerré alakítottuk a meetingeket, kifejezetten a cég működésére szabva elkészítettük a PM kézikönyvet és mindenre adtunk ötletet, amivel jobban követhetővé váltak a belső feladatok.
4. Kommunikáció és vezetői támogatás
A vezetők összehívták a munkatársakat, beszámoltak az eddig történtekről, és bemutatták az új megoldásokat.
Folyamatos mentorálást és támogatást biztosítottunk a vezetői csapat számára, beleértve az új ötletek integrálását a meglévő folyamatokba.
Oktatásokat tartottunk, rendszeresen konzultáltunk, egy ideig részt vettünk a heti vezetői és csapat meetingeken és segítettünk a megbeszélések, valamint a szükséges dokumentáció vezetésében.
A vállalatirányítási rendszerük fejlesztésében is támogattuk őket.
Eredmények
Az új rendszerek és módszertanok bevezetése után a munkatársak sokkal könnyebben tudták nyomon követni a folyamatokat, és az adminisztráció is hatékonyabbá vált.
A vezetők és a munkatársak egyaránt pozitívan értékelték az új rendszerek előnyeit, és felismerték, hogy ezek hogyan segítik elő a cég további növekedését.
Az új ötletek sikeresen integrálódtak a meglévő folyamatokba, elősegítve a vállalat innovációját és fejlődését.
Visszajelzés
A Compact Decor vezetői szerint a munkánk legnagyobb hozzáadott értéke, hogy átláthatóvá tettük és rendszereztük a tevékenységüket. Kiemelték, hogy a fejlesztések gyakorlatba ültetésének kulcsa az volt számukra, hogy jelen voltunk és támogattunk mindenkit, amíg megtanulták az új folyamatokat.
