A járványhelyzet minket, tanácsadókat is a mélyvízbe dobott, de most már biztosan mondhatjuk, a távaudit megoldást jelent. Hogyan kivitelezhető és hogyan érdemes felkészülni?
Elsőre logikusnak tűnhet a halasztás
A tavasz az éves ellenőrzések egyik kiemelt időszakának számít, csakhogy idén szinte mindent felülírt a járvány. Sok vezető fordul hozzánk és teszi fel a kérdést: Hogyan legyen idén? Az első, ami általában felmerül bennük, a logikusnak tűnő halasztás. Hiszen mindenhol korlátozások, szigorítások vannak, még a saját munkatársak is külön procedúrával jutnak be az épületbe, az idegeneket be sem engedik. Hogyan lehetne akkor auditorokat, tanácsadókat fogadni?
Fontos érvek szólnak az idei audit mellett
A megoldáson dolgozva mi, tanácsadók is mélyvízbe ugrottunk. Miért volt szükség a halasztás helyett azonnali megoldásra? Gondoljunk csak bele, megengedheti-e magának egy hosszú ideje jól teljesítő cég, hogy ezt az évet elengedje? – ez az első racionális szempont. A második, hogy a vészhelyzet elmúltával a vállalkozások újraindításához intézkedések egész sorát kell majd meghoznia a vezetőknek. Valószínűleg még jó ideig nem tudják majd bepréselni a mindennapjaikba az elmaradt auditokat. Ráadásul a szükségszerűen eltolt auditok miatt szabad auditort is nagyon nehéz lesz majd találni, aki a későbbi időpontban a rendelkezésükre áll. A harmadik pedig, hogy most többnyire kevesebb terheléssel futnak a cégek, a legtöbb helyen inkább fenntartó működés van. Ha élnek a távaudit lehetőségével, akkor amellett, hogy biztosíthatják a kontinuitást, még az üresjáratokat is hasznosan kitölthetik.
Nézzük meg, milyen lépésekben érdemes felkészülni, hogy idén is sikerüljön!
A távaudit tulajdonképpen egy videokonferencia a hagyományos audit minden szereplőjével. Amit jó, ha a résztvevők tudnak, hogy az online verzió kizárja az üresjáratokat. Ezért minden pontot, minden tételt, minden kérdést meg kell tervezni előre. Az újfajta audit módszertanához hozzátartozik, hogy az auditor egyes dokumentumokat előzetesen bekérhet, így van idő ezeket átnézni az audit napjáig. További lehetőség, hogy egy olyan platformot hoznak létre, amelyen valamennyi érintett megtekintheti a szükséges iratokat.
A távaudit működésének alapja, hogy az időtervet mindenkinek be kell tartani. A monitort nézve várakozni sokkal előbb válik kellemetlenné, mint amikor az irodában ülünk. Itt sajnos nem opció a kávézva beszélgetés. Mindenkinek be kell kapcsolódni az előre kiadott időpontokban. A nap végén a túlcsúszás is sok kellemetlenséget okozhat. Lehet, hogy az elhúzódó meeting miatt valaki pont lekési a következő megbeszélését. Fontos, ha más országból is hívtunk résztvevőt, a napirendnél figyeljünk az esetleges időeltolódásra!
Az online műfajban felértékelődnek a szünetek is, hiszen így sokkal nehezebb hosszan koncentrálni. Érdemes óránként beiktatni 10 perc pihenőt, egésznapos auditnál pedig ebédidőt is. Ilyenkor újra kérjünk meg mindenkit, hogy időben kapcsolódjon vissza.
A virtuális térben különösen embert próbáló egy teljes „napi műszak”, ezért érdemes megfontolni az audit felosztását. A távaudit definíciója lehetővé teszi, hogy több részletben folytassuk azt le, akár nagyobb témakörök szerint megbontva a programot, így kevésbé megterhelő mindenkinek.
Személyes auditnál belefér egy kis várakozás a bekért dokumentumokra, információkra, itt viszont nem tudunk átsétálni egy másik helyiségbe, hogy elkérjük egy mappát. Ezért amire szükség lesz, azt kérjük be előre, illetve készítsük elő! Mindennek kéznél kell lennie. Éppen akkor, amikor a napirend odaér.
A dokumentumok közös ellenőrzéséhez jó megoldás, ha képernyőmegosztással teszik elérhetővé azt az auditor számára. Itt annyit jegyezzünk meg, hogy az auditor is élhet a Print Screen, azaz a képernyőn látható információk mentésének lehetőségével. Amit megmutattunk, az audit bizonyítékként használható. Persze bízunk benne, hogy a bemutatott anyagok amúgy is megfelelnek az előírásnak.
Az auditokon olyan területek működéséről is beszélhetünk, mint például az üzemek, gyártósorok, raktárak. A távaudit szakirodalmában találunk ajánlást a helyszínrajz alapján végzett virtuális bejárásra. A tapasztalatok azonban azt mutatják, hogy az online ellenőrzés ezekben a helyiségekben a zaj, a technikai és egyéb nehézségek miatt kivitelezhetetlen. A távaudit protokollja alapján ilyen esetekben azt kell alapul venni, amiről a cég szóban beszámol. És itt jön képbe a bizalom. Illetve tegyük hozzá azt is, hogy az elmondott és megfelelő működésnek nem az auditor kedvéért kell rendben lennie. Természetesen egyszerűbb a helyzet, és könnyebb úgy beszélni valamiről, ha az adott vállalkozásnál korábban már jártak a résztvevők vagy bizonyító erejű fotódokumentáció, videófelvétel áll rendelkezésre. Például egy IBIR auditon a fizikai környezet biztonsági pontjának vizsgálata teljesen más megvilágításba kerül olyankor, amikor mindenki home officeban dolgozik. A távaudit szabályai szerint a beszámolók alapján most elfogadott tételek a veszélyhelyzet elmúltával, utólag is ellenőrizhetők, immár személyesen.
Az online megoldás velejárója a több utómunka is, hiszen könnyebb csekklistákat pipálni és jegyzetelni a helyszínen. Ha több auditor vesz részt az ellenőrzésen, megoszthatják a témákat, így amíg valamelyikük az auditált cég képviselőivel beszél, a többiek dolgozhatnak a saját jegyzőkönyvük pontjain - ez egy kicsit gyorsíthatja a folyamatot. A távauditnál ezzel együtt hosszadalmasabb a dokumentáció és részletesebb jegyzőkönyv készül – de az alapos adminisztrációval végül mindenki jobban jár.
Az eddigi online auditjaink gyakorlati tapasztalata, hogy valóban folyamatosan kell figyelni. Ha valaki csak egy kicsit a telefonjába mélyed, elolvas egy emailt, teljesen elveszítheti a fonalat. Ezért is hasznos a gyakori szünet, mert ilyenkor mindenki megnézheti a beérkezett üzeneteket.
A végére pedig a legfőbb jótanács! Minden tervezés és előkészület akkor működik, ha az online „adást” előzetesen valamennyi szereplővel kipróbáljuk. Ne hagyjuk kárba veszni a beletett energiát egy hang nélküli bejelentkezéssel, szakadozó kapcsolattal! Mindenkinek drága az ideje, az előzetes munkája, és ha mindent bebiztosítottunk, az idei évben is sikeres audittal mehet tovább a vállalkozás.